METODOLOGIA
METODOLOGIA PCDOC
Quando se trata de implementar a transformação digital na empresa, requer inicialmente da definição da estratégia de gestão da informação e documentação, abordando a estrutura organizacional, políticas e normas para o tratamento das informações recebidas, produzidas e mantidas pela organização, tais como: classificação e retenção da informação, arquivamento físico e digital, estrutura e fluxos para gestão de documentos e conteúdos, assinatura eletrônica, dentre outros.
Para alcançar esses objetivos a PCdoc, ao logo de anos de experiência em implantações de projetos neste segmento, seguiu e aprimorou a metodologia de trabalho abaixo representada.
ARQUITETURA DO MODELO DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Fonte: consultores associados a PCDOC.
GOVERNANÇA DA INFORMAÇÃO
A governança da informação desenvolve os elementos direcionadores que asseguram a sustentabilidade da arquitetura de informação.
Os elementos centrais da governança de informação estão elencados e interpretados a seguir.
1. Política de Informação
A política de Informação cria o compromisso da organização com os princípios universais de governança e de gestão das informações. Os princípios se desdobram em requisitos de gestão, que por sua vez se desdobram em indicadores de desempenho.
2. Estrutura Colaborativa
A estrutura colaborativa articula e compromete os diversos atores envolvidos na arquitetura de informação. Assim, provê a liderança que sustenta a coordenação, a produção, a manutenção e a evolução da gestão da informação.
3. Legislação, Requisitos e Padrões
A governança da informação tem por elemento as Legislações sobre o tema, os requisitos do ambiente institucional e os padrões de referência nacionais e internacionais.
4. Avaliação de Maturidade
A avaliação de maturidade é uma contribuição para a coordenação da gestão de informação, porque desdobra os princípios da Gestão da Informação em requisitos e em indicadores. Permite atribuir metas e desenvolve controles para os avanços da metodologia.
5. Gestão de Riscos
A Gestão de Riscos à operação de Gestão de Informação é um elemento da governança. Recomenda-se que a Gestão de Informação seja avaliada em relação aos riscos utilizando a metodologia corporativa.
6. Planejamento
O elemento Planejamento na Governança da Informação considera a interface entre a Gestão da Informação e o planejamento estratégico institucional.
MODELO DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO
No modelo de Gestão da Informação é o desdobramento do macroprocesso Gestão Corporativa, na cadeia de valor da instituição que estará implantando a metodologia.
7. Estratégia, Medição e Indicadores
Esse elemento desenvolve a atividade de formulação estratégica da Gestão de Informação com base na Política de Gestão da Informação e nos ambientes interno e externo.
8. Infraestrutura
O elemento Infraestrutura trata das aquisições e manutenções da infraestrutura que apoia a Gestão da Informação – software, hardware, fornecedores de serviços de informação, materiais, instalações, profissionais e orçamento.
9. Pessoas e Conhecimento Técnico
Nesse tópico está o desenvolvimento de competências para a gestão de informação:
• Treinamentos e capacitações;
• Inovação;
• Medição da qualidade do quadro de lideranças, pessoal e de especialistas.
10. Metodologia e Fluxos de Atividades
A gestão da informação se realiza na execução dos fluxos de atividades em conformidade com a metodologia em vigor, proposta pela consultoria, e sustentados por normas e sistemas de gestão da informação.
11. Instrumentos normativos corporativos (INC), padrões e conformidade
Recomenda-se iniciar a prática sistemática de medição da conformidade, registros de não conformidade e de reuniões críticas das atividades de Gestão da Informação, com o objetivo de desenvolver a cultura da melhoria de processos e a mentalidade de mitigação de riscos.
A medição da conformidade diz respeito ao controle das atividades para identificação de desvios, perdas e falhas na execução.
12. Tecnologia
A tecnologia é umas das principias capacidades produtivas na Gestão da Informação. Portanto, esse elemento se dedica a:
• Acompanhar a evolução tecnológica;
• Disponibilizar e aperfeiçoar ferramentas e funcionalidades dos sistemas;
• Investir na prevenção de erros na execução das atividades;
• Preparar equipes de apoio aos usuários;
• Medir o desempenho dos sistemas e ferramentas;
• Inserir a tecnologia na sistemática de melhoria contínua.
ATIVIDADES ESPECÍFICAS DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO
As atividades especificas de Gestão da Informação são segmentadas pela natureza das informações e dos documentos. Cada segmento possui atividades próprias e distintas:
13. Informações e Documentos de Processos de Trabalho
Os processos de trabalho produzem e controlam informações e documentos, ao das suas etapas de produção.
14. Informações e Documentos Normativos
Abrange as atividades do grupo de informações e documentos que regulam as atividades técnicas e empresarias.
15. Informação Tecnológica e de Produção Intelectual
Abrange as atividades de tratamento, preservação e disseminação de conhecimento.
16. Informações e Documentos Técnicos
Os documentos técnicos como são provenientes de atividades finalísticas das instituições.
17 Memória Institucional
As informações e documentos referentes à memória institucional irão garantir a preservação da história institucional.