CULTURA ORGANIZACIONAL
ETAPA DE UNIFORMIZAÇÃO
As tecnologia utilizadas na etapa de uniformização buscam auxiliar o especialista arquivista no processo de planejamento, organização e classificação documental. São utilizadas ferramentas de gestão das atividades e a própria plataforma de gestão conteúdos para auxiliar esta fase tão importante para o sucesso da implantação da transformação digital na organização.
PLANO DOCUMENTAL
Antes da tecnologia é indispensável a elaboração do Plano de Documental, que identifica e classifica todos os conteúdos, que podem ser documentos ou outros tipos de mídias, produzidos e recebidos na organização, bem como a informação neles contidos. É a partir deste Plano que são determinados os tipos documentais, a taxonomia de organização, a temporalidade de retenção, as permissões de acesso, os índices de busca, permitindo o acesso seguro à informação guardada.
ETAPA DE EXTRAÇÃO
A capacidade de capturar documentos e convertê-los em dados digitais úteis tornou-se cada vez mais importante para atender às expectativas das empresas, reduzir custos operacionais, melhorar a produtividade dos colaboradores e responder as constantes mudanças das normas regulatórias. Informações críticas de negócios podem existir de diferentes formas, como papel, documentos diversos, mídias digitais, e-mails, e outras origens. As organizações precisam ser capazes de digitalizar e capturar conteúdo corporativo, convertê-lo em informações digitais e aproveitá-lo através de aplicativos de negócios principais, como um ECM, BPM, BI ou ERP para tomada de melhores decisões.
Permissão de consulta dos conteúdos por índices específicos, com permissões adequadas.
CAPTURA
O PCdoc Capture é uma solução avançada de digitalização de documentos distribuídos para produção escalável de alto volume, um ambiente que vai além da simples captura de conteúdo. Acelera os processos de negócios capturando dados e transformando-os em informações de negócios úteis.
A solução aumenta a eficácia organizacional por acelerando áreas centrais da captura de informações de nível corporativo:
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Capture documentos e dados de praticamente qualquer fonte usando recursos de OCR de classe mundial.
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Classifique e processe os arquivos digitalizados para que a organização dos documentos seja automática e sem complicações.
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Extraia dados significativos de documentos para conduzir processos de negócios inteligentes e dinâmicos.
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Processe formulários e tabelas e extraia dados automaticamente (e sem intervenção humana) para agilizar e simplificar o trabalho diário.
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Crie rapidamente soluções inteligentes altamente escaláveis e capture num tempo mais rápido para otimizar sua equipe.
CLASSIFICAÇÃO
Mais de 80% das informações comerciais estão bloqueadas em conteúdo não estruturado: documentos em papel, arquivos do escritório, formulários, faxes, PDFs, e-mails, fotos, vídeos e muito mais. Com o PCdoc Capture, você pode extrair e agir com base em todas essas informações valiosas, usando-as para impulsionar processos de negócios e fornecer informações para gerenciamento de conteúdo.
Classifique, separe, junte e mapeie tipos de conteúdos diversos para uma posterior extração automatizada de conteúdos. Isso tudo resulta em produtividade aprimorada dos colaboradores, qualidade de serviço excepcional e conformidade regulatória mais forte.
INDEXAÇÃO
Com a vasta experiência da PCdoc e a consolidada Suíte de ferramentas ECM e Processos de Identificação de Conteúdos e atributos, formam uma solução abrangente que oferece integração perfeita e completa, da digitalização ao armazenamento.
Utilizando técnicas Regex e de OCR, o PCdoc Capture automatiza a extração e atribuição de índices de busca aos conteúdos, além de sistematizar um conjunto de dados diversos sobre os conteúdos informacionais, antes pouco prováveis de serem consultados ou recuperados de forma segura e instantânea.
Os conteúdos e documentos se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.
Credibilidade dos conteúdos e documentos digitais, a qualidade de autenticidade documental, que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.
Garantia que conteúdos ou informações não podem ser disponibilizadas ou divulgadas sem autorização para pessoas, entidades ou processos.
ETAPA DE DISPONIBILIZAÇÃO
A Plataforma ECM entrega um conjunto de soluções abrangentes desde a capturar, passando pelo armazenamento, automação, guarda, até a entrega da informação. Todos os processos e tecnologias envolvidas foram pensadas para proporcionar e atender desde a necessidade mais básica até a mais exigente no que diz respeito a transformação digital organizacional.
O PCdoc Share entrega uma gama de funcionalidades para organizar, restringir, armazenar, colaborar, revisar, compartilhar, temporalizar e descartar conteúdos digitais diversos.
A Disponibilidade compreende o conjunto de atributos abaixo.